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Vademecum su convocazione supplenti: criteri e modalità.

a cura di Libero Tassella - Gilda Napoli

La normativa per il conferimento delle supplenze del personale docente è contenuta nella Legge 3.5.1999 n. 124 e nel Regolamento di attuazione indetto con D.M. 25.5.2000 n. 201. Altre innovazioni sono state introdotte dalla Legge 20.8.2001, n.333.

1. Le tipologie.

· supplenze annuali

per la copertura delle cattedre e dei posti di insegnamento che risultino effettivamente vacanti e disponibili entro la data del 31 dicembre e che rimangano prevedibilmente tali per l'intero anno scolastico, qualora non sia possibile provvedere con il personale docente di ruolo delle dotazioni organiche provinciali o mediante l'utilizzazione del personale in soprannumero e sempreché ai posti medesimi non sia stato già assegnato, a qualsiasi titolo, personale di ruolo ed in attesa dell'espletamento delle procedure concorsuali per l'assunzione di personale docente di ruolo;

· supplenze temporanee sino al termine delle attivita' didattiche

per la copertura di cattedre e posti d'insegnamento non vacanti, di fatto disponibili entro la data del 31 dicembre e fino al termine dell'anno scolastico e per le ore di insegnamento che non concorrano a costituire cattedre o posti orario;

· supplenze temporanee

per la sostituzione del personale temporaneamente assente e per la copertura dei posti resisi disponibili dopo il 31 dicembre.

2. Copertura dei posti per supplenze annuali e sino al termine delle attività didattiche

La legge 333 del 20.8.2001, ha disposto che, per la copertura dei posti disponibili per supplenza annuale e sino al termine delle attività didattiche rimasti liberi dopo i trasferimenti e le utilizzazione del personale di ruolo, siano competenti i CSA entro la data del 31 luglio di ciascun anno. Dopo questa data, la competenza passa ai Dirigenti scolastici.

Il dirigente del CSA predispone un calendario delle convocazioni con il quale rende noti:

· il luogo della convocazione;

· la data;

· il numero dei convocati per merito e per riserva.

I posti che dovessero rimanere liberi dopo il 31 luglio, vengono coperti dai Dirigenti Scolastici, sempre utilizzando le graduatorie permanenti e partendo dalla posizione dell’ultimo nominato nella fase di competenza dei CSA. Vediamo i principali punti della procedura.

3. Delega.

Al fine di agevolare il compito agli aspiranti eventualmente impediti, gli stessi potranno delegare l’accettazione dell’assunzione, oltre che a persona di propria fiducia, al dirigente del CSA competente.
La delega rilasciata al dirigente del CSA opererà, dopo il 31 luglio, anche nei confronti del Dirigente Scolastico che abbia assunto la gestione delle operazioni di assunzione.
Peraltro, coloro che non hanno rilasciato delega al responsabile del CSA potranno farla pervenire al dirigente scolastico incaricato della gestione della procedura entro il giorno precedente la convocazione. (Scarica modello)

4. Sanzioni per rinuncia alla nomina.

Si ricorda che, come precisato con C.M. n. 146 del 4 ottobre 2001, non si applicano le sanzioni previste dall’art. 8 del D.M. n. 201/2000 nei casi di rinuncia alla proposta di assunzione per supplenze conferite sulla base delle graduatorie permanenti: ciò in considerazione del fatto che la legge n. 333/2001 ha introdotto l’aggiornamento annuale di dette graduatorie.

5. Nomine dei supplenti annuali e sino al termine delle attività didattiche.

Vengono di fatto individuate delle “scuole di riferimento”, con il compito di gestire la fase di individuazione dei soggetti destinatari delle supplenze attraverso l’utilizzo delle funzioni del sistema informativo che mette a disposizione le graduatorie permanenti da utilizzare e l’elenco delle disponibilità residue dopo le operazioni di competenza dei CSA.

Un apposita nota tecnica del gestore del sistema informativo, fornisce, in dettaglio, le necessarie informazioni sulle scansioni cui attenersi e sugli elementi che il Sistema informativo deve mettere a disposizione (elenco dei posti disponibili, calendari delle convocazioni, elenchi degli aspiranti, proposte di assunzione, nomine conferite giornalmente, etc.).

In considerazione del periodo estivo in cui capitano le convocazioni degli aspiranti alle supplenze, è necessario dare la massima pubblicità alle modalità organizzative concordate in apposita Conferenza di servizio, indicando le scuole incaricate di effettuare le assunzioni, la distribuzione tra le stesse delle graduatorie per gradi di istruzione e classi di concorso, il calendario delle convocazioni. A tal fine sono utilizzati, oltre ai tradizionali mezzi di diffusione e di comunicazione, ogni altro strumento idoneo allo scopo (comunicati stampa, internet, ecc).

Le scuole di riferimento (dette scuole polo) devono svolgere le seguenti attività:

· predisposizione dei locali idonei al ricevimento degli aspiranti convocati;

· allestimento di una o più postazioni di lavoro per la consultazione dei dati di graduatoria e per l'aggiornamento dei posti occupati dagli aspiranti trattati;

· gestione delle convocazioni ed assegnazione dei posti vacanti;

· visualizzazione dei posti vacanti residuati dopo lo svolgimento delle fasi precedenti, ivi incluse le nomine accettate nei precedenti turni di convocazione;

· predisposizione e consegna all'aspirante dello stampato con la proposta di assunzione accettata da quest'ultimo e da consegnare al dirigente della scuola scelta, ai fini della successiva stipula del contratto di lavoro a tempo determinato;

· rendicontazione e documentazione per l'ufficio provinciale.

Terminate le operazioni in carico agli uffici provinciali sopra citate, il sistema elabora le disponibilità residue per ciascuna classe di concorso, tipo di posto e scuola. Una funzione di questo Sistema Informativo prospetta, per ciascuna istituzione scolastica, l'elenco dei posti risultanti vacanti, suddivisi in annuali e sino al termine delle attività didattiche e, per questi ultimi, sia i posti ad orario intero, sia gli spezzoni orario. Sempre con la stessa funzione l'ufficio provinciale potrà variare la quantità dei posti annuali e fino al termine delle attività didattiche risultante al Sistema Informativo, laddove i dati memorizzati dal sistema non tengano conto di tutte le operazioni disposte dall'ufficio.

I posti risultanti al termine di questa operazione dovranno essere esclusivamente quelli da coprire con le supplenze da conferire a cura delle scuole di riferimento; pertanto, poiché potranno essere conferite supplenze solo su spezzoni orario maggiori di sei ore, gli eventuali spezzoni orario fino a sei ore dovranno essere azzerati.

Le predette liste di lavoro, desunte dalle graduatorie provinciali permanenti, non conterranno:

coloro i quali hanno espressamente manifestato la volontà di essere presenti nelle graduatorie permanenti ai soli fini delle nomine in ruolo e non anche ai fini della supplenza:

coloro i quali risultano in graduatoria in posizione superiore all'ultima operazione di nomina a tempo indeterminato o a tempo determinato, effettuata dall'ufficio scolastico provinciale.

Le informazioni trattate per ciascun aspirante sono: l'ordine di graduatoria; l'eventuale titolo di riserva; i dati anagrafici, l'indirizzo di recapito ed il numero telefonico, individuati sulla base delle informazioni risultanti sul sistema informativo.
Effettuata la predetta selezione dei candidati che possono aspirare ad una supplenza, il sistema informativo ottiene la graduatoria utile per le assunzioni a tempo determinato partendo dalla posizione del primo docente non ancora assunto. Una funzione on-line mostra alla scuola di riferimento, relativamente a ciascuna classe di concorso / tipo posto assegnato, la graduatoria così estratta da quella provinciale permanente di partenza e consente di ricavarne le informazioni per formulare agli aspiranti ivi inclusi le proposte di assunzione, nonché di aggiornare la situazione dell'aspirante contattato in base all'accettazione o meno della proposta. Nel caso in cui la consistenza della graduatoria non consenta d'individuare un numero di nominativi sufficiente a coprire i posti disponibili, il sistema evidenzia la circostanza ed i posti non assegnabili saranno gestiti nella fase residuale del processo, utilizzando le graduatorie d'istituto

· Fasi operative delle scuole di riferimento e relativi supporti.

Le scuole di riferimento proseguiranno le convocazioni degli aspiranti a supplenza inclusi nelle graduatorie provinciali permanenti a partire dall'ultimo aspirante convocato, a tali fini, dall'ufficio scolastico provinciale (CSA).
Laddove il CSA, nel pianificare lo svolgimento delle nomine, avesse già verificato l'impossibilità di portare a termine tale operazione entro il 31 luglio e accertato l'esigenza di attivare la scuola di riferimento, potrebbe effettuare presso quest'ultima anche le convocazioni entro il 31 luglio ancorché sotto la propria diretta responsabilità, al fine di non creare elementi di discontinuità che possono alterare il buon esito dell'operazione.

· Elenco degli aspiranti ancora nominabili.

La segreteria della scuola di riferimento, all'atto della presa in carico dell'operazione, riceverà l'elenco degli aspiranti ancora nominabili e la stampa delle proposte d’assunzione già compilate sulla base degli elementi di graduatoria. Quest'ultima stampa potrà essere suddivisa secondo gli elenchi delle convocazioni in modo tale da averne disponibile, ogni giorno, la parte riguardante gli interessati destinatari delle proposta di assunzione.

· Elenco dei posti disponibili.

All'inizio dell'operazione ciascuna scuola di riferimento disporrà dell'elenco delle sedi disponibili, relativamente ai posti ed alle cattedre delle graduatorie di interesse, aggiornato dal CSA a valle delle operazioni disposte da quest'ultimo entro il 31 luglio e registrate a Sistema entro la data utile di cui al calendario sopra riportato.
Successivamente nel corso delle convocazioni, sempre con le funzioni del sistema informativo, la segreteria scolastica potrà inoltre stampare l'elenco delle sedi disponibili aggiornate fino al precedente turno di convocazione.
L'elenco delle sedi disponibili per ciascun turno di convocazione potrà essere affisso nei locali in cui gli aspiranti attendono il proprio turno di scelta, al fine di agevolare l'individuazione delle sedi più gradite rimaste disponibili e accelerare le operazioni di accettazione della proposta di assunzione a tempo determinato.

· Calendari delle convocazioni e loro pubblicizzazione.

In base al numero di posti da assegnare per ciascuna delle graduatorie affidate alla medesima scuola di riferimento ed in funzione del numero massimo di aspiranti che la stessa scuola è in grado di accogliere giornalmente, si predisporranno gli elenchi delle convocazioni.
Tale operazione dovrà essere disposta congiuntamente con i referenti del CSA, in modo che gli stessi possano dare diffusione di tali elenchi utilizzando i tradizionali mezzi di comunicazione dello stesso ufficio.
Se fatti pervenire in forma elettronica al gestore di questo sistema, tali elenchi possono essere divulgati anche attraverso la sezione regionale del sito www.istruzione.it.
A tali fini viene resa disponibile una funzione che consente di gestire il calendario delle convocazioni presso ogni scuola di riferimento. Il calendario così comunicato viene divulgato tramite il sito internet www.istruzione.it , attraverso una applicazione nella quale ciascun interessato, selezionando la provincia di interesse e la graduatoria in cui è inserito, potrà visualizzare la scuola di riferimento che ha in carico le operazioni di assunzione e le date dei turni di convocazione delle rispettive posizioni di graduatoria.

· Modalità di assegnazione della proposta di assunzione.

All'aspirante convocato che accetta una sede tra quelle disponibili, verrà consegnata la proposta di assunzione, di cui l'interessato dovrà firmare copia. Tale proposta, che riporta i dati della scuola assegnata, dovrà essere consegnata dal docente alla scuola predetta, il cui dirigente scolastico stipulerà il contratto di assunzione e lo registrerà attraverso il sistema informativo che provvederà all'inoltro informatico al centro elaborazione dati del Ministero del Tesoro, al fine di predisporre le attività di liquidazione delle competenze spettanti.
All'atto dell'accettazione della proposta di nomina, la scuola di riferimento registrerà tale informazione mediante l'apposita funzione del sistema informativo, la quale procederà ad aggiornare le basi informative consultabili anche alle altre scuole di riferimento. Ciò consentirà di tener conto delle sedi occupate man mano che gli aspiranti accettano.

Qualora ad un aspirante presente in più graduatorie e già destinatario di una proposta di assunzione accettata, venga offerto un posto più favorevole per trattamento economico in una successiva convocazione per un'altra graduatoria (supplenza annuale rispetto a supplenza fino al termine delle attività didattiche), non sarà possibile registrare la successiva proposta di nomina se prima non sia stata annullata la precedente proposta accettata. Se già è stato stipulato il contratto, inoltre, occorre che la scuola di riferimento contatti immediatamente la scuola che ha registrato il contratto per farlo annullare. Il mancato annullamento del predetto contratto, tuttavia, non impedisce il prosieguo dell'operazione di assegnazione della proposta di assunzione all'interessato da parte della scuola di riferimento.
Dovrà invece essere stato effettuato prima che la nuova scuola assegnata registri a sistema il successivo contratto.
L'annullamento della proposta di nomina può essere comunicato solo dalla scuola di riferimento che l'ha inserita; pertanto se la precedente graduatoria è gestita da altra scuola di riferimento, quest'ultima deve essere contattata per annullare la proposta di nomina, cosicché l'aspirante risulti di nuovo nominabile ed il posto precedentemente assegnato venga riutilizzato per i successivi turni di convocazione, sempre che quella graduatoria permanente non sia andata nel frattempo esaurita e senza, peraltro, mettere in discussione le nomine nel frattempo disposte.

· Elenchi giornalieri delle nomine disposte.

Al fine di consentire ai C.S.A. di effettuare le dovute verifiche sull'andamento delle operazioni presso le istituzioni scolastiche di riferimento, saranno predisposte apposite stampe di controllo che riportano l'elenco delle nomine effettuate. Le stampe sono prenotabili per ordine scuola e, nell'ambito della scuola secondaria per classe di concorso, o per intero o per un intervallo temporale indicato dal C.S.A.. Esse sono ordinate per classe di concorso e riportano l'elenco degli aspiranti nominati, in funzione del tipo di nomina (annuale, fino al termine delle attività didattiche o su spezzoni orari).
La classe di concorso sarà associata all'istituto di riferimento che ha gestito il conferimento delle supplenze.
Per ciascun aspirante nominato saranno riportati i dati anagrafici, il codice fiscale, la sede assegnata e, in caso di nomina su spezzoni orario, la quota oraria di ciascuno spezzone.

· Conclusione dell'operazione.

Ogni scuola di riferimento pubblicherà al proprio albo l'elenco delle assunzioni disposte. Elenchi completi con le assunzioni a livello provinciale saranno prodotti dal sistema informativo.
I dirigenti delle scuole di riferimento segnaleranno tempestivamente all'ufficio del CSA eventuali casistiche particolari che l'istituto non sia riuscito a risolvere. Al termine delle predette fasi di convocazione, tutti i posti e le cattedre che non sarà possibile coprire mediante il processo descritto in precedenza saranno assegnati da ciascun dirigente scolastico attraverso lo scorrimento delle rispettive graduatorie d'istituto.

6. Convocazione dei supplenti per le supplenze brevi utilizzando le graduatorie di circolo e d’istituto.

I dirigenti scolastici possono conferire supplenze utilizzando le graduatorie permanenti per i posti non coperti dagli Uffici scolastici periferici entro la data del 31 luglio di ciascun anno.
Per tutte le altre esigenze che insorgano dopo le procedure previste per l'inizio dell'anno scolastico, si procede con le rispettive graduatorie di circolo e di istituto per la copertura dei posti per:

a) supplenze annuali e temporanee fino al termine delle attività didattiche che non sia possibile coprire con il personale incluso nelle graduatorie permanenti;

b) supplenze temporanee per la sostituzione del personale temporaneamente assente e per la copertura di posti resisi disponibili, per qualsiasi causa, dopo il 31 dicembre di ciascun anno.


I dirigenti scolastici sono autorizzati a ricorrere alle supplenze brevi e saltuarie solo per i tempi strettamente necessari ad assicurare il servizio scolastico e dopo aver provveduto, eventualmente utilizzando spazi di flessibilità dell'organizzazione dell'orario didattico, alla sostituzione del personale assente con docenti già in servizio nella medesima istituzione scolastica. Le eventuali economie di gestione realizzate a fine esercizio in materia di supplenze brevi e saltuarie sono utilizzabili nel successivo esercizio per soddisfare esigenze di funzionamento amministrativo e didattico e per eventuali esigenze aggiuntive di supplenze brevi e saltuarie (legge finanziaria 1996).

Le sostituzione dei docenti di scuola elementare assenti fino ad un massimo di 5 giorni avviene nelle ore di contemporaneità non impegnate per le attività programmate dal collegio dei docenti, nell'ambito del modulo o del plesso di assegnazione e nell'orario di insegnamento programmato per ciascun insegnante; eventuali adattamenti e modificazioni dell'orario suddetto sono peraltro possibili nei limiti previsti dalla contrattazione. (dal contratto decentrato sulle utilizzazioni del personale della scuola del 20.6.2003, comma 2 art.5); l'insegnamento della lingua straniera nella scuola elementare viene prioritariamente assicurato all'interno del piano di studi obbligatorio e dell'organico di istituto;

Nella scuola secondaria si può provvedere alla sostituzione del personale assente utilizzando, in coerenza con il piano dell'offerta formativa, le proprie risorse di personale docente, anche oltre i limiti temporali previsti dalle disposizioni vigenti e fino a un massimo di 15 giorni. Le conseguenti economie di risorse finanziarie concorrono ad incrementare il fondo di istituto (legge finanziaria 2002).

Le nomine di supplenza temporanea possono essere revocate in qualsiasi momento, ai sensi dell'art. 521 comma 5 del D.L.vo 297/94, qualora vengono meno le ineludibili necessità che le hanno determinate e, comunque, ove si debba procedere all'utilizzazione, a seguito di un'esigenza intervenuta successivamente, di altro docente di ruolo ovvero non di ruolo avente titolo al mantenimento in servizio.

Il conferimento delle supplenze si attua mediante la stipula di contratti di lavoro a tempo determinato, sottoscritti dal dirigente scolastico e dal docente interessato, che hanno effetti esclusivi dal giorno dell'assunzione in servizio e termine:
- per le supplenze annuali il 31 agosto.
- per le supplenze temporanee fino al termine delle attività didattiche il giorno annualmente indicato dal relativo calendario scolastico quale termine delle attività didattiche.
- per le supplenze temporanee l'ultimo giorno di effettiva permanenza delle esigenze di servizio

· Effettuazione delle convocazioni.

Bisogna distinguere i seguenti casi:

durata presumibile della supplenza inferiore a 30 giorni:
in questo caso la convocazione degli aspiranti in base all'ordine di graduatoria di istituto, avviene tramite fonogramma o telegramma. Il fonogramma fatto attraverso il telefono, va registrato agli atti della scuola, con l'indicazione del giorno e dell'ora della comunicazione, del nominativo di chi l'effettua e della persona che abbia dato risposta o l'annotazione della mancata risposta;

durata presumibile della supplenza superiore a 30 giorni:
la convocazione deve avvenire tramite telegramma. In tal caso, la proposta di assunzione trasmessa dalla scuola a più aspiranti, deve essere effettuata con un preavviso di almeno tre giorni rispetto alla data di convocazione. L'interessato può accettare la proposta di assunzione, oltre che con la presenza nel giorno e ora indicati, anche con l'accettazione telegrafica che pervenga entro i medesimi termini; in quest'ultimo caso l'aspirante, ove la scuola gli comunichi telefonicamente che risulta destinatario della supplenza, deve tassativamente assumere servizio entro 24 ore da quest'ultima comunicazione.

Nella convocazione occorre precisare tutti gli elementi che concorrono alla supplenza relativamente a:

a. inizio della supplenza e sua durata presumibile;

b. orario di prestazione settimanale;

c. giorno e ora della convocazione nonché ordine di graduatoria nel caso in cui la convocazione sia diretta a più aspiranti.

Allo scopo di evitare contenzioso sulle convocazioni è consigliabile, qualora si voglia rendere l'orario di convocazione perentorio in modo che la supplenza venga conferita al miglior graduato tra quelli presenti all'orario fissato, comunicare all'interessato tale circostanza in modo che anche un minimo ritardo alla convocazione, non possa costituire motivo di contestazione.